INFORMATIVA PRIVACY

Ex art.13 Regolamento UE n.2016/679 (RGPD/GDPR)

Il presente documento fornisce un insieme di informazioni a tutti coloro che, intrattenendo rapporti commerciali con Co-El S.r.l. a socio unico, rilasciano a quest’ultimo propri dati personali. A tal riguardo si desidera informare gli utenti che il “Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (c.d. RGPD o GDPR) prevede la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati di carattere personale come un diritto tutelato dall’ordinamento europeo.

Titolare del trattamento dei dati personali è Co-El S.r.l. a socio unico con sede in Galleria Gandhi 15, Frazione Mazzo a RHO (MI) Cap 20017 e con sede operativa in Via Trieste 74 a Mozzate (CO) – Partita Iva/Codice fiscale 07165120150, Tel. 0331 821732, pec: Co-El@legalmail.it.

Ai sensi dell’art. 13 del RGPD/GDPR, si informano gli utenti che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la riservatezza e i diritti dell’utente. Il trattamento dei dati personali che Co-El S.r.l. a socio unico intende effettuare ha le seguenti finalità:

Finalità del trattamento

• La gestione dell’attività commerciale (contatto con i clienti potenziali e gestione di tutti gli aspetti commerciali del rapporto con i clienti effettivi);
• La gestione degli acquisti (contatto con i fornitori potenziali e gestione di tutti gli aspetti commerciali del rapporto con i fornitori effettivi);
• La gestione delle attività amministrative legate agli acquisti e alle vendite

La gestione del rapporto con i clienti effettivi e il contatto con i clienti potenziali

Il trattamento dei dai personali di clienti potenziali ed effettivi è prima di tutto rivolto al popolamento della banca dati clienti di Co-El S.r.l. a socio unico mediante la creazione delle anagrafiche dei clienti potenziali ed effettivi. Esso è inoltre rivolto alla gestione delle comunicazioni con gli utenti interessati ad avere informazioni tramite i canali di contatto resi disponibili sul sito Internet (corrispondenza cartacea, email e numero cellullare); è inoltre finalizzato alla preparazione di preventivi, alla stipula di contratti, all’emissione di ordini e conferme d’ordine e loro successiva esecuzione o evasione; serve infine per la gestione dell’archivio commerciale dove sono conservati tutti i documenti inerenti il rapporto commerciale in essere con i clienti.

La gestione del rapporto con i fornitori effettivi e il contatto con i fornitori potenziali

Il trattamento dei dai personali di fornitori potenziali ed effettivi è prima di tutto rivolto al popolamento della banca dati fornitori di Co-El S.r.l. a socio unico attraverso la creazione delle anagrafiche dei fornitori potenziali ed effettivi. Esso è inoltre rivolto alla gestione delle comunicazioni con gli utenti interessati ad avere/dare informazioni tramite i canali di contatto resi disponibili sul sito Internet (corrispondenza cartacea, email e numero cellullare); il trattamento è altresì finalizzato alla ricezione di preventivi, all’emissione di ordini e conferme d’ordine d’acquisto, alla stipula di contratti di fornitura e loro successiva esecuzione ed evasione. Serve infine per la gestione dell’archivio fornitori dove sono conservati tutti i documenti inerenti il rapporto commerciale in essere con i fornitori.

La gestione contabile e fiscale

Il trattamento ha per oggetto le attività di gestione delle fatture e dei documenti commerciali riferibili alle vendite e agli acquisti, dei rapporti con gli istituti bancari e assicurativi, della prima nota di cassa e in generale di cespiti, assicurazioni, bilanci, automezzi, schede carburanti, tesoreria, gestione della tempistica dei pagamenti ai fornitori e degli incassi dai clienti.

La trasmissione dei documenti contabili e fiscali agli specialisti del settore come i commercialisti è organizzata secondo le forme previste dalla legge.

Base giuridica

In ottemperanza a quanto stabilito dall’art.6 dell’RGPD/GDPR, il fondamento giuridico per il trattamento lecito dei dati personali raccolti dal Titolare è rappresentato:

• dall’esecuzione del rapporto contrattuale con clienti o fornitori [art.6.1 lett. b)];
• dal rispetto di obblighi di legge stabiliti a carico di Co-El S.r.l. a socio unico in materia contabile, fiscale e assicurativa [art.6.1 lett. c)]
• dal consenso libero, espresso e inequivoco manifestato dall’utente manifestato con azione positiva mediante l’utilizzo di uno dei seguenti strumenti presenti nella pagina contatti del sito aziendale: mail aziendale, numero di cellulare o modulo contatti [art.6.1. lett. a)].

Modalità di trattamento

Co-El S.r.l. a socio unico tratta i dati personali conferiti mediante strumenti cartacei ed informatici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

Tempi di conservazione

Tutti i dati personali trattati dal titolare nell’ambito delle proprie attività sono conservati secondo i seguenti tempi o criteri:

Ambito di trattamento	Finalità del trattamento	Tempo di conservazione a partire dalla raccolta
Gestione clienti	Creazione anagrafiche clienti potenziali ed effettivi	10 anni dall’ultima richiesta di informazioni o dall’ultimo ordine
Gestione clienti	Comunicazioni commerciali via corrispondenza cartacea, telefono ed email	10 anni dall’ultimo scambio di informazioni
Gestione clienti	Preparazione di preventivi; conclusione ed esecuzione (compreso il rinnovo, l’aggiornamento e la conservazione) di contratti di fornitura; emissione di ordini e conferme d’ordine; gestione di tutte le comunicazioni commerciali ed operazioni necessarie al buon governo (esecuzione) degli obblighi derivanti dai documenti menzionati.	10 anni dalla conclusione dell’ultimo contratto o emissione dell’ultimo ordine in linea temporale
Gestione fornitori	Creazione anagrafiche fornitori potenziali ed effettivi	10 anni dalla data dell’ultimo scambio di informazioni o dall’ultimo ordine
Gestione fornitori	Comunicazioni commerciali via corrispondenza cartacea, telefono ed email	10 anni dall’ultimo scambio di informazioni
Gestione fornitori	Emissione, esecuzione (compresa la conservazione) degli ordini di acquisto incluse tutte le comunicazioni commerciali necessarie alla scelta e alla gestione della fornitura.	10 anni dalla conclusione dell’ultimo contratto in ordine di tempo
Gestione contabilità	Amministrazione delle scritture contabili obbligatorie; emissione fatture clienti; registrazioni fatture fornitori;	10 anni ex art.2220 c.c., fatto salvo l’art. 22, comma 2, D.P.R. n. 600/1973

Al decorrere di tali termini, i dati personali eventualmente contenuti nei documenti citati o nella corrispondenza commerciale saranno distrutti o cancellati.

Natura obbligatoria e conseguenze del rifiuto al conferimento

I dati personali di clienti o fornitori trattati dal titolare nell’ambito della propria attività sono necessari per la conclusione del contratto di compravendita o fornitura nonché per la gestione della corrispondenza commerciale. Il conferimento di tali dati non è obbligatorio ma senza di essi non è possibile gestire il rapporto commerciale con il cliente o il fornitore.

Soggetti ai quali potranno essere comunicati i dati personali

Per ottemperare a determinati obblighi di legge in materia, fiscale, tributaria, assicurativa, previdenziale, bancaria o per la tutela di propri diritti in sede giudiziale o stragiudiziale, il titolare, nell’ambito delle proprie attività, potrà comunicare i dati personali eventualmente trattati a:

• Professionisti/Consulenti Esterni in ambito contabile/fiscale, legale e giuslavoristico;
• Professionisti/Consulenti esterni in materia di sistemi di gestione;
• Fornitori di servizi ICT;
• Organismi di controllo (Agenzia delle entrate, Guardia di finanza, Inps, Inail, ecc.);
• Istituti assicurativi, di credito, bancarie postali.

Il titolare procede al trattamento dei dati personali necessari al raggiungimento delle finalità indicate attraverso persone della propria organizzazione autorizzate con formale lettera di incarico, formate e impegnatesi ad un obbligo di riservatezza circa le informazioni trattate.

Alcuni dei destinatari ai quali il Titolare comunica dati personali, agiscono per suo conto e sono per questo designate ex art.28 RGPD/GDPR “Responsabili del trattamento” attraverso formale contratto. Una lista dei principali responsabili è disponibile contattando il titolare al seguente indirizzo mail: co-el@legalmail.it

Trasferimento all’estero (fuori dai confini dell’UE)

I dati personali trattati secondo quanto indicato in questa informativa non sono in alcun modo oggetto di trasferimento al di fuori dei confini dell’UE né tramite supporti cartacei né elettronici. Gli utenti sono in ogni caso invitati a prendere visione della politica sui cookie per quanto riguarda eventuali trasferimenti all’estero mediante l’uso di questi strumenti.

Diritti dell’Interessato

In relazione al trattamento dei suoi dati personali da parte della presente società, lei ha sempre diritto, nei limiti e alle condizioni previste dagli art. da 15 – 22 del regolamento europeo 2016/679, di esercitare i seguenti diritti:

• Diritto di accesso;
• Diritto di rettifica e di cancellazione;
• Diritto alla portabilità;
• Diritto alla limitazione al trattamento;
• Diritto di opposizione per finalità di marketing diretto sulla base del legittimo interesse del Titolare;
• Diritto a non subire una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato.

Il titolare del trattamento comunica a tutti i destinatari a cui sono stati trasmessi i dati personali degli interessati le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.

Per l’esercizio effettivo di tali diritti privacy alle condizioni previste del regolamento europeo è necessario contattare il Titolare presso l’indirizzo sottostante e chiedere il modulo a ciò indicato.

Indirizzo Postale: Via Trieste, 74 – Mozzate (CO)
Telefono: +39 0331821732
Email pec: co-el@legalmail.it.

• L’interessato ha altresì il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati personali qualora ritenga che venga fatto un uso illegittimo dei suoi dati e il trattamento persista nonostante egli abbia chiesto al titolare di interromperne il trattamento. Per la presentazione del reclamo è possibile consultare la pagina web dedicata nel sito dell’Autorità Garante.

I DIRITTI PRIVACY

DIRITTO DI ACCESSO

Il diritto di accesso implica che l’interessato possa ottenere dal titolare le seguenti informazioni:

1) finalità del trattamento,

2) categorie di dati personali in questione,

3) destinatari o categorie di destinatari a cui tali dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di Paesi terzi o organizzazioni internazionali

4) esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento

DIRITTO DI RETTIFICA E DI CANCELLAZIONE

Il diritto di rettifica implica che l’interessato possa ottenere:

1) la correzione dei dati personali inesatti che la riguardano senza ingiustificato ritardo,

2) l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa

Il diritto di cancellazione dei suoi dati personali può essere esercitato se:

1) i dati personali da cancellare non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati,

2) è formulata una revoca del consenso e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento,

3) è esercitato il diritto di opposizione al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento,

4) i dati personali oggetto di richiesta di cancellazione sono trattati illecitamente,

5) i dati personali oggetto di richiesta di cancellazione devono essere cancellati per adempiere ad un obbligo legale,

6) i dati personali oggetto di richiesta di cancellazione sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione.

DIRITTO ALLA PORTABILITA’

Il diritto alla portabilità implica che, senza ledere diritti e libertà altrui:

l’interessato abbia il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte della presente società. Tale richiesta può essere rivolta direttamente alla presente società perchè quest’ultima trasmetta tali dati direttamente ad altro titolare del trattamento.

Questo diritto può essere esercitato se la base giuridica del trattamento è:

1a) un consenso prestato in modo libero, informato, specifico e inequivocabile,

o

1b) un contratto concluso con l’interessato,

e

2) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.

DIRITTO ALLA LIMITAZIONE DEL TRATTAMENTO E DI OPPOSIZIONE

Il diritto alla limitazione del trattamento può essere da lei esercitato:

1) qualora l’interessato contesti l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento di verificare l’esattezza di tali dati personali,

2) quando il trattamento è illecito; l’interessato si oppone alla cancellazione dei suoi dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo,

3) quando i dati dell’interessato personali sono necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, benchè il titolare non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento,

4) qualora sia stato esercitato il diritto di opposizione al trattamento

Il diritto di opposizione al trattamento dei dati personali può essere esercitato dall’interessato in qualunque momento per qualsiasi motivo connesso alla sua situazione particolare e per ragioni di marketing diretto.

Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente tali dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui suoi interessi, diritti e libertà oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

DIRITTO A NON ESSERE SOTTOPOSTO A UNA DECISIONE BASATA UNICAMENTE SUL TRATTAMENTO AUTOMATIZZATO

L’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.

Tale decisione automatizzata è permessa nel caso in cui sia necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto tra l’interessato e un titolare del trattamento oppure sia consentita dalla legge che però deve precisare le misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell’interessato oppure ancora, se sia basata sul consenso esplicito della persona oggetto di tale decisione (l’interessato).

Se la decisione si basa su un contratto o sul consenso esplicito, il titolare del trattamento attua misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell’interessato, tra queste:

almeno il diritto di ottenere l’intervento umano da parte del titolare del trattamento,

di esprimere la propria opinione e

di contestare la decisione.

Le decisioni automatizzate non si possono basare sulle categorie particolari di dati personali a meno che non siano d’applicazione le eccezioni rappresentate dal consenso esplicito dell’interessato oppure un interesse pubblico rilevante stabilito da una norma nazionale o europea che deve essere proporzionato alla finalità perseguita, rispettare l’essenza del diritto alla protezione dei dati e prevedere misure appropriate e specifiche per tutelare i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato.